Wenn ein weltweit operierendes Unternehmen Übersetzungen beauftragt, arbeitet es meist mit einem mehrstufigen Netzwerk von Übersetzungsdienstleistern. Ein Einzeldienstleister kann selten genügend Spezialisten bereitstellen, um Tausende Wörter zeitgleich in 30 bis 80 Sprachen zu lokalisieren. Die Lösung sind i. d. R. regionale Sub-Auftragnehmer und kleinere Dienstleister, die als Übersetzungspartner fungieren und vom Hauptdienstleister in der Übersetzungslieferkette verwaltet werden.
Die Sub-Auftragnehmer ihrerseits arbeiten wiederum mit freiberuflichen Übersetzern. Im Ergebnis bearbeiten zahlreiche Agenturen und Freiberufler ein Projekt gemeinsam, um dem Kunden seine Inhalte in diversen Sprachen und in konstant hoher Qualität liefern zu können.
Diese komplexe Kunden-Lieferantenbeziehung ist in der Übersetzungsbranche der Standard – aber sie ist nicht ohne Risiken. Ein Problem liegt darin, dass beteiligte Stakeholder gleichzeitig Wettbewerber sind. Bestimmte Inhalte und Informationen müssen daher vertraulich bleiben.
Zum Schutz ihrer Geschäftskennzahlen müssen
- Hauptlieferanten zu Beginn der Lieferkette die Kommunikation mit Kunden und Sub-Auftragnehmer formalisieren
- Sub-Auftragnehmer die Namen ihrer freiberuflichen Lieferanten unkenntlich machen.
Eine formalisierte Kommunikation bringt es jedoch meist mit sich, dass Übersetzer Vorgaben zu Terminologie und Stil sowie Kontextinformationen nicht direkt vom Kunden erhalten. Üblicherweise werden solche Referenzen über Excel-Listen verwaltet, die meist per E-Mail an Verteiler mit zahlreichen Projektmanagern über diverse Zeitzonen hinweg versendet werden. Bis die Liste den gewünschten Empfänger erreicht, vergeht wertvolle Zeit. Zudem ist es schwierig, bei vielen involvierten Linguisten und Projektmanagern den Überblick über unterschiedliche Listen-Versionen zu behalten.
Ein weiteres Problem ist eine reduzierte Nutzung von Translation Memorys (TMs) und Termdatenbanken. Bei konsequenter TM-Nutzung wäre auf Kundenseite ein Einsparpotenzial von 40–80 % möglich. Tatsächlich liegen die Einsparungen häufig nur um 20 %, weil unterschiedliche Dienstleister in der Lieferkette jeweils mit ihren eigenen Translation Memorys arbeiten. Selbst bei regelmäßigen Datenbanksynchronisationen können Übersetzer deshalb nicht in Echtzeit von der Arbeit anderer Kollegen profitieren. Die Kommunikation per E-Mail ist stellt dabei ein großes Hindernis dar.
Sie sind Käufer von Übersetzungsdienstleistungen in einer mehrstufigen Lieferkette? Viele Ihrer Lieferanten arbeiten in unterschiedlichen Insellösungen? Dann überlegen Sie sich vielleicht gerade, wie Sie die Kommunikationsbarrieren zwischen ihnen beseitigen können. Ein möglicher Weg ist, alle Beteiligten in einem Softwaresystem miteinander zu verknüpfen.
Denken Sie über Translation Management System in der Cloud nach!
Wenn die Richtlinien Ihres Unternehmens es erlauben, sollten Sie die Nutzung eines cloudbasierten Übersetzungstools in Erwägung ziehen.
Damit werden unterschiedliche Teams verknüpft, die projektweise zusammenarbeiten, ohne dass eine zusätzliche Hardware- und Softwarearchitektur verwaltet werden muss. Translation Memorys und Termdatenbanken werden in Echtzeit aktualisiert, aber vertrauliche Informationen wie die Namen der Übersetzer bleiben verschlüsselt. Auf diese Weise können Sie sogar das gesamte Projektmanagement auslagern, ohne die Kontrolle über Ihre Daten aus der Hand zu geben.
Außerdem sind browserbasierte Cloud-Anwendungen extrem einfach zu beherrschen – ein wichtiges Argument, wenn neue Teams schnell eingearbeitet werden müssen. Die Übersetzer benötigen lediglich ihre Zugangsdaten, und schon können sie mit der Arbeit beginnen – schnell und standortunabhängig. Der Aufwand für Download und Installation und der Support aufgrund unterschiedlicher Systemvoraussetzungen entfällt.
Fassen Sie Ihre Übersetzungsdaten zusammen
Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Translation Memorys zusammenführen, denn eine zentrale Handhabung des TMs kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Die Qualität des TMs bestimmt, wie groß Ihr Budget sein muss, wie konsistent Ihre Inhalte in der Zukunft übersetzt werden und wie hoch der Lektoratsaufwand sein wird.
Ihr zusammengefasstes Translation Memory sollte so gut gepflegt und vollständig sein wie möglich. Legen Sie ein Dateiverzeichnis mit aktiven Lieferanten an, und verwenden Sie relevante Sprachdaten zum Testen.
- Wenn Sie kein Translation Memory haben, erstellen Sie sich eins mithilfe der Alignment-Funktion auf Grundlage alter Übersetzungen. Diese ist in den meisten Übersetzungstools verfügbar.
- Wenn Ihnen unterschiedliche alte TMs zur Verfügung stehen, fügen Sie diese zusammen, und wählen Sie bei Dubletten die besten Versionen aus.
Ihre Terminologen werden eine Weile zu tun haben, bis die TMs bereinigt sind. Aber dank gestiegener Einsparungen und geringerem Aufwand bei zukünftigen Übersetzungen wird sich diese Investition schnell ausgezahlt haben.
Verwenden Sie aktuelle Projekt-TMs für laufende Übersetzungen
Nachdem Sie das Master-TM bereinigt haben, sollten Sie es für neue Projekte nur als Lese-TM verwenden. So vermeiden Sie, dass sich neue Fehler einschleichen, die sich wiederum in weitere Projekte ausbreiten könnten.
Importieren Sie neue Daten immer erst in das Master-TM, nachdem der zuständige Terminologe oder Lektor sie bestätigt hat. Für laufende Übersetzungen sollten Sie hingegen nur Projekt-TMs verwenden, um Terminologie und Matches zugänglich zu machen und auszutauschen. Auf diese Weise halten Sie das Master-TM sauber und können trotzdem Ihre Übersetzungs-Matches aus früheren Projekten in Echtzeit bereitstellen.
Schulen Sie Ihre Fachexperten in der Nutzung von Übersetzungstools
Wenn Ingenieure oder Marketingfachleute bei Ihnen Inhouse-Reviews durchführen, dann ist es sehr wichtig, dass sie ihre Korrekturen direkt in das Translation Memory schreiben.
Das empfinden viele Experten als Herausforderungen, weil CAT-Tools den wenigsten von ihnen geläufig sind. Wenn die Deadlines knapp sind, ist meist keine Zeit, eine spezielle Software zu installieren und die Nutzungsweise zu erlernen. Wenn Änderungen nur im Zielformat durchgeführt werden, dann ist jedoch die Fehleranfälligkeit hoch und die Wahrscheinlichkeit, dass diese Korrekturen ihren Weg in das Translation Memory finden, gering. Die Folge: Übersetzer machen dieselben Fehler wieder und wieder.
Achten Sie daher darauf, dass Änderungen in Ihrer Übersetzungsumgebung durchgeführt werden. So verbessern Sie nach und nach die Übersetzungsqualität. Damit Ihre Reviewer Zugriff auf die Übersetzungssoftware haben, müssen Sie entweder entsprechende Tools installieren – oder browserbasierte Lösungen nutzen.
Offene Kommunikationskanäle
Dauerhafte und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen sind eine wichtige Voraussetzung für Transparenz. Wenn Sie einen Übersetzungsdienstleister mit einem längerfristigen Rahmenvertrag an sich binden, wird er eher bereit sein, die Namen seiner Lieferanten preiszugeben, damit Sie direkt mit ihnen in Kontakt treten können, als bei einmaligen Übersetzungsprojekten.
Eine direkte Kommunikation zwischen Kunden und Linguisten findet häufig in Form von Kommentaren im Übersetzungstool oder in Echtzeit-Chats über Text-Messenger wie Slack oder Skype for Business statt. Auch die Verwendung von Kanban-Boards wie Trello oder Libreboard wird als Rückfragemedium immer beliebter. Beispielsweise können hier schnell und unaufwändig Fragen zur Terminologie gestellt und beantwortet werden, ohne auf traditionelle Korrespondenzwege zurückgreifen zu müssen.
Eine transparente Lieferkette aufzubauen, bedeutet für Ihr Unternehmen einigen Aufwand, aber die Mühe lohnt sich. Die Folge sind weniger Fehler, kürzere Einarbeitungsphasen für Experten und größere Einsparungspotenziale durch konsistentere Inhalte. In einer solchen Umgebung gedeiht eine fruchtbare Lieferantenbeziehung, in der von Jahr zu Jahr bessere Ergebnisse erzielt werden.
Über den Autor
Konstantin Dranch arbeitet als Head of Marketing bei Memsource.
